Mobile Maestria & Strukture Solutions unissent leurs services de gestion de mobilité pour créer GINGER Telecom.
March 22, 2019

BYOD – Un mirage ou une solution réelle pour réduire les coûts?

Certaines entreprises pensent que le BYOD est la solution pour réduire et contrôler les coûts sur leur programme de mobilité. Le BYOD (Bring Your Own Device) est présent en milieu corporatif depuis maintenant une dizaine d’années avec des promesses de résolution rapide des problèmes récurrents vécus en entreprises ; soit de satisfaire à toutes les préférences d’appareils mobiles exprimées par les employés tout en contrôlant les coûts sans cesse croissant sur les factures des services sans-fil.

Le BYOD a le mérite d’être simple et facile à déployer. Du point de vue de l’entreprise, il offre une latitude aux employés en les accueillant au sein de l’organisation avec leur propre appareil mobile et forfait. En compensation, l’entreprise verse à l’employé une allocation mensuelle (en moyenne 75 $) pour amortir les frais d’utilisation de son appareil personnel au travail. Cette approche fonctionne en théorie, mais lorsque vous commencez à considérer tous les détails de cette approche, vous vous rendez compte très rapidement qu’un groupe d’employés sera exposé à devoir absorber les frais variables pour utilisation d’affaires tels que les interurbains, les frais d’itinérance, le dépassement de données, générant par le fait même un désengagement du programme BYOD par ces employés. Des plaintes et des exceptions vont rapidement se multiplier, ce qui aura pour effet de rendre la gestion du programme BYOD plus complexe qu’il ne l’était avant d’être déployé. Dans certains cas, les coûts de réparations d’appareils mobiles personnels utilisés pour le travail seront aussi exigés par ces employés ; des coûts qui parfois peuvent être très dispendieux selon le modèle de l’appareil.

Voici les faits réels

Un programme de mobilité à responsabilité corporative offert par les fournisseurs de service sans-fil inclura les avantages suivants :

  • Taux préférentiel avec plusieurs inclusifs pour réduire l’incidence des frais variables
  • Une facture centralisée incluant des options partagées pour maximiser l’investissement
  • Tarif préférentiel pour l’acquisition d’appareil mobile
  • Divers crédits attribués au compte
  • Un % de la flotte de mobiles pouvant être annulé sans frais
  • Un % de la flotte de mobiles pouvant être mise à niveau sans frais
  • Un levier de négociation lors d’un renouvellement de contrat basé sur le volume
  • Une limitation sur le nombre de personnes autorisées au compte

Le fait est que certaines entreprises désirent abandonner ces avantages pour adopter une perspective plus libérale perçue dans le BYOD basée sur des incidents récurrents reliés aux frais variables excessifs (frais d’itinérance, utilisation de données locales, etc.). Notre expertise de plus de 20 ans dans l’industrie de la gestion financière des télécommunications a contribué à identifier deux raisons

principales pourquoi une entreprise serait portée à changer leur programme de mobilité. Les coûts de l’utilisation abusive ainsi que le désir de satisfaire à la demande des employés pour une plus grande sélection d’appareils mobiles.

Les coûts de l’utilisation abusive peuvent facilement être traités par une politique sur les télécommunications mobiles plus robuste stipulant ce qui est et n’est pas permis, combinée avec des rapports mensuels identifiant les employés n’ayant pas respecté la politique d’utilisation mise en place. En communiquant adéquatement la politique à travers l’organisation d’un suivi effectué par les gestionnaires, les employés seront beaucoup plus adhérents à cette politique si des conséquences sont reliées aux déviations de cette dernière.

Satisfaire aux demandes des employés pour une plus grande variété d’appareils mobiles ne sera jamais une victoire assurée, car l’industrie du sans-fil repose sur des investissements massifs en publicité pour créer ce désir de posséder le plus récent appareil sur le marché et de suivre la tendance. Les prix de ces appareils n’ont cessé de croître depuis la dernière décennie pour dépasser les 1000 $ sur les marques et modèles les plus performants et appréciés. À moins que les entreprises continuent d’investir des sommes importantes pour l’acquisition des mobiles les plus récents sur le marché, il sera très difficile de satisfaire aux attentes des employés sur cet aspect.

D’un autre côté, l’approche du BYOD offrira les avantages suivants :

  • Une déresponsabilisation sur la propriété et la sélection des appareils mobiles pour les employés
  • Un processus simplifié de gestion à travers un programme d’allocation
  • Plus de liberté pour les employés à sélectionner leur fournisseur de service et leur appareil préféré
  • Augmentation de la satisfaction des employés
  • Augmentation de la productivité
  • Accès aux plus récentes technologies

Ces avantages peuvent être très attirants pour les entreprises désireuses de résoudre les irritants mentionnés ci-haut. Toutefois, elles devront clairement émettre les limites évitant les cas d’exceptions sur les frais de dépassement reliés au travail. Cela requiert une investigation sur une facture personnelle de l’employé qui pourrait être perçue comme une infraction au respect de la vie privée de l’employé sur ses appels personnels et les frais apparaissant sur sa facture. Gardez en tête que la responsabilité contractuelle demeure à l’employé et non à l’employeur, n’ayant pas de droit d’accès à cette information.

En ce qui a trait au support des appareils et la gestion du MDM, ceci pourrait devenir un défi de taille pour l’équipe de soutien technique, car ils auront à gérer cette multiplicité de modèles d’appareils mobiles qui devront être supportés pour leur fonction de courriels, d’applications diverses et autres. De plus, la solution MDM sélectionnée pourrait créer une intrusion à la vie privée sur les appareils personnels des employés. Ces aspects ne sont pas à négliger puisqu’ils apporteront leur lot de difficultés auprès de l’équipe de soutien technique qui gèrent déjà plusieurs urgences simultanément.

Finalement, la différence de coût pour un plan individuel peut s’avérer très élevée si on le compare avec un forfait similaire. Au Canada et aux États-Unis, les changements récents d’engagement contractuels pour les consommateurs (de 36 à 24 mois) ont un impact significatif sur le coût du forfait considérant que la majorité des consommateurs profitent d’un programme d’appareil subventionné payera davantage que l’entreprise soit entre 25 $ à 35 $ de plus.

BYOD-Hybride pourrait devenir la prochaine tendance

Les forfaits des fournisseurs de services sans-fil incluent une portion de subvention pour amortir le coût d’acquisition d’un appareil lors d’une activation. Il s’agit de l’un des trucs pour ficeler le client sur une relation d’affaires à long terme jusqu’à la fin de son engagement contractuel. Cette approche est aussi appliquée en milieu corporatif.

Mais quelle est cette portion de subvention au juste? Ce coût peut varier entre 7 $-15 $/mois selon le fournisseur (voir le tableau ci-dessous), ce qui signifie que ce coût s’ajoute au coût du forfait pour payer la portion subventionnée sur l’appareil. Et si vous pouviez éliminer ce coût de votre programme
de mobilité corporatif ? Quel en serait l’impact financier votre profitabilité?
C’est ici que le BYOD-Hybride arrive à point. Imaginez un programme ou l’entreprise bénéficie de l’ensemble des avantages d’une entente corporative (incluant un rabais-volume, des crédits, etc.) et offrant aux employés un plan non-subventionné qui est payé par l’entreprise alors que l’employé est responsable d’arriver avec son appareil personnel et qu’il en est complètement responsable. Regardons de plus près les avantages financiers de cette idée.

En reconnaissant que le coût moyen d’une allocation selon le marché est autour de 75 $, il faut savoir que la différence entre le coût d’un programme à responsabilité corporative versus une allocation de dépenses pour l’employé avec un appareil mobile est d’environ 25 $. Si nous simulons ces valeurs pour une entreprise ayant 1000 appareils mobiles, nous parlons d’économies allant jusqu’à 300 000 $*

annuellement pour une approche BYOD-Hybride. Pas mal n’est-ce pas?
En résumé, si le BYDO est une direction que l’entreprise envisage de prendre, il ne faudra pas sousestimer les risques de sécurité ainsi que l’accroissement du soutien qui seront requis auprès des employés. Il faut alors prendre le temps de comparer les avantages aux coûts possible. Considérez le BYOD-Hybride comme une alternative possible et attrayante financièrement qui pourrait réduire considérablement vos coûts d’opérations à long terme.

Écrit par Normand Cyr, Partenaire-Fondateur de Ginger Telecom
Mars 2019

* (1000 lignes x 25 $ x 12 mois)

Forfait mobile individuel VS Forfait mobile corporatif